Sessieronde 1, donderdag 4 juni 11:45 - 12:30 uur​

Hoe werkt "Den Haag": relatie tussen beleid & uitvoering

Jeroen den Biggelaar (Ministerie van OCW)

Track: Beleid, strategie & impact

Zaal 8/9

Vorig jaar gaven we een sessie over wat er achter de schermen gebeurt op een ministerie rond een debat in de Kamer. We keken daarbij vooral naar de politieke dimensie. In de interactie met het publiek merkten we dat naast de as beleid - politiek, ook de rol van het veld en de uitvoering bevraagd werd. Daarom vertellen we dit jaar meer over de rol van de ambtenaren op OCW en de relatie tussen beleid en uitvoering. Op welke manier kun je samen met hen aan onderwijsbeleid werken? We proberen daarbij zo dicht mogelijk op de actualiteit te zitten en nemen dus ook mee dat er nu een minderheidskabinet in de Kamers met wisselende meerderheden wil samenwerken. Dit brengt nieuwe uitdagingen met zich mee, die het werk van ambtenaren soms net weer wat anders maakt.

Raadplegen In Ontwikkeling (RIO): Denk mee over de toekomst

Manon Groenewold & Maarten Rein (DUO)

Track: Proces, organisatie & samenwerking

Zaal 3

Hoe raadpleeg jij straks informatie in RIO? Wat werkt goed, wat kan beter en wat mis je misschien nog?

Tijdens deze actieve sessie gaan we samen in gesprek op basis van enkele belangrijke inzichten van het project ‘Modernisering Raadplegen RIO’.

Deze sessie is bedoeld voor iedereen die RIO wil raadplegen of geïnteresseerd is in de doorontwikkeling ervan. Van dagelijkse gebruiker bent tot aan betrokken vanuit beleid, informatievoorziening of ketensamenwerking: jouw input helpt om richting te geven aan de volgende stappen.

Denk mee, geef je mening en help ons scherper te krijgen wat voor RIO Raadplegen écht belangrijk is voor jou.

Best practise voor realisatie van je digitale onderwijsstrategie!

Sacha Kroonenberg (TU Delft)

Track: Beleid, strategie & impact

Zaal 4

Veel instellingen in het hoger onderwijs hebben inmiddels iemand met een CIO-functie, een digitale strategie en een instellingsbrede board. Maar dan? Hoe geef je als onderwijsinstelling handen en voeten aan die digitale strategie voor onderwijs, zodat je er ook de vruchten van plukt? Bij de TU Delft staan we aan het begin van een transitie naar ketens in het onderwijs waarin opleidingen, ICT en O&S samenwerken. Dit is niet nieuw, maar binnen een universiteit best ingewikkeld. We nemen jullie mee in/laten jullie zien hoe wij het doen: onze ideeën, dilemma’s en knelpunten. We horen graag terug uit de zaal en zijn benieuwd naar jullie reacties!

Aanmelden, Inschrijven en Intekenen (AII): nu begint het echte werk (ja, écht!)

Walter Groen (Stichting Studielink) & Bas Rijnbende (Npuls)

Track: Proces, organisatie & samenwerking

Zaal 15

We zijn gestart met de realisatie van de nieuwe sectorvoorziening AII. Een complex project waarbij niet alleen de leverancier, Studielink en MBO Digitaal een rol spelen, maar ook instellingen en ketenpartners onmisbaar zijn. In deze sessie nemen we je mee in de stand van zaken: Hoe pakken we dit aan, hoe werken we samen en hoe betrekken we jou daarbij? Word deskundige op AII-vlak en laat je informeren over de stappen die we zetten en de keuzes die we maken.

DEEL 1: Een studentgerichte efficiëntere en effectievere organisatie van de onderwijslogistieke keten; van curriculumontwerp tot en met het definitieve rooster

Willem van de Kerkhof & Marin Visser (Hogeschool van Amsterdam)

Track: Proces, organisatie & samenwerking

Zaal 14

Roosters die in een keer goed zijn, minimale wijzigingen kennen en een efficiënte inzet van middelen mogelijk maken. Dit biedt ruimte voor creativiteit en innovatie in het onderwijs, terwijl we tegelijkertijd kosten beheersen en flexibel inspelen op veranderingen. Zonder kaders op instellingsniveau kunnen we dit niet bereiken.”

In opdracht van het CVB, aangestuurd door een kernteam is in September 2024 binnen de HVA een expertteam aan de slag gegaan om voorstellen te maken voor een andere opzet van het gehele onderwijslogistieke proces van curriculum ontwerp tot en met publiceren en muteren. Het doel is om een HvA-breed nieuw plannings- en roosterproces te ontwikkelen, met de nadruk op ketenbenadering, ontwerpkaders voor de ontwikkeling van het onderwijs en ontwikkeld vanuit de perspectieven van studenten, docenten en de onderwijsorganisatie.

Er is een focus op harmonisatie van processen, standaardisatie van gegevensbeheer/ applicatiegebruik, regie door de student, efficiëntie en vooral ook het verhogen van studenttevredenheid.

Dit verandertraject wordt uitgevoerd in verschillende fases met duidelijke betrokkenheid van verschillende stakeholders. Er is een kernteam verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing.

• Fase 1: vaststellen van visie, perspectieven en ontwerpkaders.

• Fase 2: aanbesteding van een nieuw Roostersysteem (RIS).

• Fase 3: Implementatie van het nieuwe roostersysteem, uitwerken van processen en werkafspraken en invoering van de ontwerpkaders binnen de faculteiten.

In deze presentatie nemen we jullie mee in het hele traject; opzet, uitvoering, uitdagingen en de kracht van de medewerkers in het domein Onderwijsorganisatie!

In deel 2 van vrijdag 13:45 (Ronde 6) gaan we dieper in op de ontworpen processen en vragen.

Onderwijsovereenkomsten ontward: van versnipperd beheer naar geborgde keten

Nadine Blignaut van Westhrenen (Nyenrode) & Tim Stuart (Docfield)

Track: Proces, organisatie & samenwerking

Zaal 6

Onderwijsovereenkomsten, OER, stage- en afstudeercontracten: documenten die het onderwijsproces dragen, maar zelden ergens in een keten zijn belegd. Het beheer ligt vaak verspreid over Word-bijlagen, persoonlijke mailboxen en de kennis van één of twee collega’s. Wat gebeurt er als die collega vertrekt? En hoe weet je zeker dat de versie die de student tekent ook de versie is die juridisch klopt?

In deze sessie laten we zien hoe een aantal instellingen hun onderwijsovereenkomsten en OER hebben verplaatst van versnipperd documentbeheer naar een geborgde keten, met heldere eigenaarschap, versiebeheer en aansluiting op de bestaande systemen. We delen wat werkt, waar het schuurt, en welke stappen je morgen kunt zetten.

Bevrijd de onderwijsdata uit de IT-systemen met OEAPI & SURFeduhub

Jeroen Goosen (SURF)

Track: Innovatie & technologie

Zaal 5

Onderwijsdata is een waardevol bezit van onderwijsinstellingen dat zonder obstakels hergebruikt moet kunnen worden in verschillende systemen en gedeeld moet kunnen worden met andere partijen. In deze sessie ontdek je hoe standaardisatie hieraan bijdraagt en welke rol de OOAPI-standaard en SURFeduhub spelen in het mogelijk maken hiervan.

Kijk mee naar de mogelijkheden om onderwijsdata effectief te delen en hergebruiken binnen en tussen IT-systemen, en hoe dit in de praktijk kan worden toegepast.

Sneller, soepeler en duidelijker intekenen voor studenten

Lotte Oostebrink (Rijksuniversiteit Groningen)

Track: Innovatie & technologie

Zaal 11

Intekenen voor vakken, werkgroepen en tentamens verliep bij de Rijksuniversiteit Groningen traditioneel via het SIS. Dit proces was arbeidsintensief, vereiste veel handmatige handelingen en ging gepaard met imports en exports van (persoons)gegevens, wat bovendien voor studenten niet altijd overzichtelijk was. Daarom is ervoor gekozen om het intekenproces te verplaatsen naar de zelfontwikkelde onderwijscatalogus Ocasys (ocasys.rug.nl).

Op de bestaande structuur van opleidingen en vakken is een nieuwe module ontwikkeld die entreevoorwaarden automatisch controleert, intekeningen eenvoudig doorzet naar andere systemen en docenten direct inzicht geeft in hun deelnemers. Dit systeem is in nauwe samenwerking met studenten en medewerkers ontwikkeld. Door middel van story mapping is het proces opnieuw ontworpen en via iteratieve sprints verder uitgewerkt, waarbij maandelijkse reviews zorgden voor continue bijsturing van prioriteiten.

In anderhalf jaar is zo een nieuw intekensysteem gerealiseerd dat meer duidelijkheid biedt voor studenten, meer automatisering voor medewerkers en beter aansluit op andere systemen. Inmiddels lopen er pilots bij vier faculteiten en zijn de eerste ervaringen zeer positief. De verwachting is dat vanaf studiejaar 2026-2027 alle intekeningen via Ocasys kunnen plaatsvinden.

De Studiekeuzedatabase: alle opleidingsinformatie in één overzicht

Iris Saarloos  (Landelijk Centrum Studiekeuze)

Track: Innovatie & technologie

Zaal 7

De Studiekeuzedatabase is een product van Landelijk Centrum Studiekeuze en bevat waardevolle studiekeuzedata en -informatie over alle erkende opleidingen van hogescholen en universiteiten. Het gaat bijvoorbeeld om arbeidsmarktcijfers, accreditatiegegevens, toelatingseisen, instroomaantallen en studentenoordelen.

De informatie uit de Studiekeuzedatabase wordt onder andere benut op de website Studiekeuze123.nl om studiekiezers te ondersteunen bij het vinden van een passende opleiding. Daarnaast is de database beschikbaar voor externe gebruikers, zoals beleidsmakers, onderzoekers en voorlichters. Op dit moment werken wij bovendien aan de ontwikkeling van een trendbestand, waarmee ontwikkelingen over meerdere jaren inzichtelijk worden gemaakt. Dit biedt professionals extra mogelijkheden voor analyse, monitoring en beleidsontwikkeling.

De informatie uit de Studiekeuzedatabase kan op veel verschillende manier gebruikt worden: van studiekeuzevoorlichting tot beleidsanalyse. In deze sessie lichten wij graag toe welke informatie de Studiekeuzedatabase bevat en hoe je de data kunt gebruiken.

Van administratieve last naar wendbare kracht: Hoe VIAA en Peple samen de HR-Keten slimmer maken met AI

Susan van Ewijk (Peple) & Fabian Benjamins (Hogeschool Viaa)

Track: Innovatie & technologie

Zaal 2

In een onderwijslandschap dat kampt met financiële uitdagingen, minder formatieruimte en een hoge werkdruk, is een efficiënte bedrijfsvoering geen luxe, maar een noodzaak. Hogeschool VIAA en Peple slaan de handen ineen om te laten zien hoe de transformatie van HRM & Payroll-software direct bijdraagt aan de wendbaarheid van de instelling. Informatieveiligheid, data security staat hoog op de agenda binnen het onderwijs. Hoewel AI een belangrijke driver voor verandering is, zullen ontwikkelende partijen en stakeholders ook altijd naar deze veiligheidsdimensie moeten kijken met elkaar.

Tijdens deze sessie duiken we in de praktijk van VIAA. We bespreken hoe AI-gestuurde foutopsporing bij salarisverwerking en configureerbare workflows niet alleen de foutgevoeligheid verlagen, maar ook direct bijdragen aan het tijdig en juist inzetten van personeel in het onderwijs- en onderwijslogistieke proces. De optimalisatie van de HR-keten vormt zo de motor achter een stabiele onderwijslogistiek, denk aan minder vertraging bij contractverlengingen, snellere beschikbaarheid van data over inzetbaarheid en beter afgestemde capaciteitsplanning voor onderwijs.

We verbinden de technologische innovatie aan de strategische ketensamenwerking tussen HR, administratie, onderwijslogistiek en onderwijs, zodat de administratieve processen de dynamiek van het onderwijs actief ondersteunen.

Wat komt er aan de orde?

• De Transformatie: Hoe breng je automatisering aan in een traditioneel HR-proces — en waar begin je?

• Risicobeheersing in de praktijk: Hoe adresseert VIAA specifieke uitdagingen rondom procescontinuïteit en datakwaliteit en data integriteit?

• De Menselijke Maat: Hoe technologie professionals versterkt in plaats van vervangt. Hoe introduceer je AI gedegen binnen je organisatie, zonder de angst te hebben werk kwijt te raken.