Procesoptimalisatie​​​​​​​​​​​​​​​​​

Geef me je probleem, niet je oplossing!

Emilie van Tol (Universiteit van Amsterdam)

Wanneer je binnen je organisatie een (onderwijslogistiek)probleem hebt, is vaak de eerste reactie om richting systeembeheer te gaan met het verzoek “Geef me deze knop, dit lost alles op”. Uit ervaring hebben we in onze organisatie geleerd dat een knop een hele goede manier is om niet alleen het probleem niet op te lossen, maar ook nieuwe problemen te creëren. In deze interactieve presentatie bespreek ik hoe we binnen de UvA Onderwijslogistiek proberen niet in deze – soms heel verleidelijke- valkuil te trappen maar ook hoe we meer bewustzijn creëren om voorbij de directe oplossing te denken.

Van Wildgroei naar Workflow

Arzu Sahin & Luc Strijbosch (TU Delft)

Veel onderwijsinstellingen worstelen met inefficiënte processen en versnipperde digitalisering. TU Delft pakt dit fundamenteel anders aan door workflow automation als een waarde stroom te benaderen. In deze sessie delen we onze strategie om grip te krijgen op onderwijsprocessen, met aandacht voor de samenwerking tussen faculteiten, informatiemanagement en ICT. We geven ook graag eenkijkje in MyCase, een op open source technologie gebaseerd platform dat de TU Delft inzet om (onder andere) het afstudeerproces te digitaliseren. We sluiten af met lessons learned en zien uit naar jullie vragen en reacties.

Sense of Belonging. De weg naar tevreden studenten?!

Olof Wiegert & Jeroen Kleingeld (Landelijk Centrum Studiekeuze)

We nemen je mee in het onderzoek dat ResearchNed voor LCSK heeft gedaan naar sense of belonging, studiedruk en de relatie met studenttevredenheid.

Is sense of belonging de weg naar tevreden studenten? Krijg je vanzelf tevreden studenten als ze maar sense of beloning ervaren? En hoe zit het met studiedruk? Bezwijken alle studenten onder hoge druk en zijn ze daarom ook ontevreden?

Deze vragen gaan we beantwoorden door in de NSE data te duiken. In de presentatie wordt ingegaan op hoe beide factoren, studiedruk en sense of belonging, invloed hebben op de studiebeleving van studenten. De presentatie biedt inzichten die onderwijsinstellingen kunnen helpen bij het ondersteunen van hun studenten in een drukke en veeleisende leeromgeving.

Door samenwerking en afstemming tussen opleidingen en ondersteunende diensten, kunnen onderwijsinstellingen effectiever inspelen op de behoeften van studenten. Zo wordt niet alleen de sense of belonging versterkt, maar kunnen we ook met beperkte middelen de leeromgeving beter optimaliseren. Door de sense of belonging te versterken, kunnen instellingen zowel de academische prestaties als de tevredenheid van studenten verbeteren. Zelfs in tijden van bezuinigingen.

De informatievoorziening van de toekomst: naar minder vragen en meer duidelijkheid

Ingrid Bons, Elina Stokvis en Rianne Dijkstra-Werkman (Stichting Studielink)

Hoe zorg je ervoor dat studenten en instellingen precies de informatie krijgen die ze nodig hebben – op het juiste moment en via het juiste kanaal? In deze sessie gaan we in gesprek over de toekomst van de informatievoorziening van Studielink. We delen onze ideeën en verkennen samen hoe we de communicatie slimmer en doelgerichter kunnen inrichten.

Het doel: beter geïnformeerde studenten en instellingen, en tegelijkertijd een afname van het aantal vragen en onduidelijkheden. Denk mee, deel ervaringen en laat je inspireren om de informatievoorziening van morgen vandaag al vorm te geven.

Op naar automatisch afstuderen!

Ingrid Verhey & Marieke van Oppenraaij (Radboud Universiteit)

Binnen de Radboud Universiteit zetten we grote stappen richting automatisering en efficiëntie. We zijn gestart met het ontwikkelen van een uniform diploma-aanvraagproces – een belangrijke stap in de richting van automatisch afstuderen. Tot voor kort werkte iedere faculteit, en de lerarenopleiding, met eigen processen en soms eigen tools. Door deze uiteenlopende werkwijzen te vervangen door één gestroomlijnd proces, zorgen we voor duidelijkheid, efficiëntie en kwaliteit in de afhandeling van diplomering.

Onze aanpak: maximaal gebruik van standaardfunctionaliteit binnen OSIRIS Basis, aangevuld met uniforme werkprocessen in OSIRIS Zaak. Waar mogelijk benutten we de gegevens die al beschikbaar zijn – zodat studenten niet onnodig worden belast met extra handelingen. Omdat wij OSIRIS als studentinformatiesysteem gebruiken, is de inrichting hier natuurlijk op gebaseerd. Maar de onderliggende ideeën en procesaanpak kunnen ook voor andere instellingen relevant zijn – ongeacht welk SIS er wordt gebruikt.

Het nieuwe proces is ontworpen op basis van het HORA-procesmodel voor diplomering, en beslaat de volledige keten: van kwalificatiecontrole tot en met de verstrekking van waarde documenten. Met name de introductie van het proces ‘kwalificatiecontrole’ is vernieuwend: we monitoren de voortgang eerder, attenderen studenten tijdig om hun dossier te controleren, en voorkomen zo piekbelasting in de zomer. Tegelijkertijd krijgen we beter zicht op studierendement.

Ook hebben we het initiatief omgedraaid: de student hoeft niet langer zelf aan de bel te trekken, maar wordt door ons benaderd zodra het examenprogramma is behaald. Daarbij onderscheiden we duidelijk tussen de gegevens die nodig zijn voor de formele diplomering en de informatie die we gebruiken voor het organiseren van de diploma-uitreiking.

In deze sessie laten we zien hoe we met deze aanpak werken aan een toekomstbestendig, studentvriendelijk en efficiënt proces.

Goed, snel, duidelijk en betrokken. Studentcontact als expertise.

Marieke van der Padt (Hogeschool Utrecht)

Binnen de dienst Bedrijfsvoering (BV) van Hogeschool Utrecht (HU) vinden we het contact met studenten belangrijk. Door onze front office, het Studenten Informatie Punt (STIP), centraal te organiseren zijn we goed vindbaar en kunnen we ruime openingstijden bieden. Door registratie van studentvragen hebben we breed zicht op de vragen die studenten hebben en waar, vanuit studentperspectief, verbetering mogelijk is. Klantcontact beschouwen we als vak en een waardevolle expertise. Middels een goed, snel, duidelijk en betrokken contact bieden we iets extra’s in de beleving die de student met de HU als organisatie heeft. We nemen je graag mee in het ontstaan (ingegeven door besparingsdoelstellingen) van deze beweging en de kansen die we zien voor onze organisatie in de komende periode.

Centraliseren van surveillanten voor tentamens

Allard Naber (Rijksuniversiteit Groningen)

De RUG heeft sinds kort de planning van surveillanten voor tentamens gecentraliseerd. Graag vertellen we iets over het proces dat we hierbij doorlopen hebben, welke uitdagingen we tegen zijn gekomen, en welke kansen we in de toekomst nog zien om het roosteringsproces verder te optimaliseren. Daarnaast laten we graag een applicatie zien die ons hierin ondersteunt. Het gaat om een zelf gebouwde applicatie waar surveillanten en onderwijsadministraties de relevante informatie invoeren en kunnen inzien.

De weg naar een efficiënter admission proces

Noortje Kistemaker & Nina Schoemaker (Universiteit Twente)

In deze sessie nemen we je mee in onze aanpak om het aanmeldproces voor reguliere studenten grondig te verbeteren. Met behulp van een Lean-waardestroomanalyse hebben we knelpunten, doorlooptijden en bewerkingstijden in kaart gebracht. Op basis daarvan zijn we het proces stap voor stap aan het herontwerpen – met als doel: snellere doorlooptijden, minder handmatig werk en een betere ervaring voor studenten én medewerkers. We delen in deze sessie onze werkwijze, de inzichten die we onderweg opdeden, én de lessons learned die voor andere instellingen ook waardevol kunnen zijn.

Samen testen: een goede start van je inschrijfseizoen!

Emilie van Tol (Universiteit van Amsterdam)

In 2019, na een inschrijfjaar met diverse problemen in de (geautomatiseerde) inschrijfprocessen, besloot de Universiteit van Amsterdam (UvA) het nieuwe aanmeldjaar anders voor te bereiden. In plaats van alleen functioneel te testen door beheerders, werd het een gezamenlijke inspanning van beheer, studentenadministratie en alle afdelingen die betrokken zijn bij inschrijving, zoals student service balies, admission officers en studiekeuzecheck/fixus coördinatoren.

Met deze aanpak streefden we naar een probleemloze inschrijfervaring voor zowel studenten als medewerkers, wat uiteindelijk de hele organisatie ten goede kwam.

In deze presentatie gaan we dieper in op de aanleiding, hoe een goede test op te zetten en in hoeverre we na 5 jaar ons doel voor zowel studenten als organisatie hebben weten te bereiken.

Hack je IT-beheer: datagedreven, slimmer en claim tijd voor optimalisaties

Kristel de Vries (Saxion Hogeschool)

In deze no-nonsense sessie over procesoptimalisatie ontdek je hoe je als functioneel beheerder, teamleider of manager slimmer werkt door processen, mensen en organisatie écht te laten samenwerken. Met één doel: onderwijs en onderzoek ondersteunen. Begrippen als ‘change’ blijken in de praktijk zelden zo eenduidig. Wat betekent het bij jullie? En wie is waarvoor aan zet? Je krijgt praktijkinzichten uit het onderwijs (met een vleugje zorg), waar steeds hogere eisen worden gesteld aan samenwerking, compliance, audittrails, klantenwensen en digitale transitie.

Je vertrekt met frisse inzichten over service management processen, concrete handvatten en de motivatie om het morgen net een beetje slimmer aan te pakken.

Transformeer de Onderwijslogistiek: Regie op Procesuitvoering en Continue Product doorontwikkeling bij de UvA

Jasper Faber & Ivar Klinkenberg (Universiteit van Amsterdam)

Ontdek hoe de Universiteit van Amsterdam (UvA) haar onderwijslogistiek opnieuw vormgeeft door zich te richten op procesuitvoering en continue productdoorontwikkeling. In deze sessie delen wij onze ervaringen en strategieën die bijdragen aan het verhogen van de gebruikerstevredenheid en het binnen budget houden van onze projecten.

Slimmer organiseren in veranderende tijden

Dorien Heiming, Maria van Wees & Marcel Penners (Hogeschool Arnhem en Nijmegen)

Het hoger onderwijs staat voor diverse uitdagingen. Teruglopende studentaantallen zorgen voor minder inkomsten. Dit heeft grote impact op formaties van onderwijzend en ondersteunend personeel en middelen. Ook de beweging naar een wendbaar en slagvaardig georganiseerd onderwijssysteem en het voorkomen van ongewenste studievertraging vraagt om verandering van processen. Hoe kunnen we met elkaar slimmer organiseren in veranderende tijden?

Tijdens deze sessie vertellen we in een pitch waar de HAN staat; waar zijn we mee bezig en waar lopen we tegenaan? Daarna gaan we aan de hand van stellingen in gesprek met de aanwezigen. Aanwezigen zijn van harte welkom ook een stelling in te brengen passend bij het thema ‘Slimmer organiseren in veranderende tijden’.

De kracht van context: slimmer werken met Service Design en strategische denkkaders

Sarah Kobus (Universiteit van Amsterdam)

In tijden van krimpende budgetten en groeiende verwachtingen is slimmer werken cruciaal - niet om simpelweg meer met minder te doen, maar om beter met minder te leveren. Maar hoe ziet dat er in de praktijk uit?

In deze sessie krijg je praktische handvatten aangereikt om complexe situaties beter te begrijpen en effectiever aan te pakken. We gebruiken het Cynefin-framework als hulpmiddel om onderscheid te maken tussen eenvoudige, gecompliceerde en complexe vraagstukken, en kijken met Service Design naar de sterke en zwakke punten in je dienstverlening.

Daarnaast leer je hoe je met Wardley Mapping – een visuele strategie-tool – beter onderbouwde keuzes kunt maken in je aanpak en positionering.

Samen geven deze methoden je inzicht in wat er speelt, waarom iets werkt (of niet), en hoe je gerichter kunt verbeteren. Zo werk je toe naar een efficiënte én effectieve dienstverlening, juist in een complexe omgeving.

Vanuit een netwerkorganisatie(thema’s) nog beter de studenten bedienen

Kim Nieuwenhuis & Marieke van der Padt (Hogeschool Utrecht)

Nadat in 2015 alle ondersteunende diensten bij de Hogeschool Utrecht (HU) waren ontvlochten (van decentraal naar centraal) zijn de processen van Onderwijslogistiek grotendeels geharmoniseerd vanuit elk team. Hierdoor werd de dienstverlening en ook de informatievoorziening voor alle studenten verbeterd. Binnen de teams ontstond meer afstemming en werden lessons learned met elkaar gedeeld. Echter was er een volgende stap nodig om nog beter aan te sluiten bij de studentjourney en de student centraal te stellen. In 2020 is het project Wendbaar Onderwijslogistiek gestart waarin is onderzocht welke aansturing van de teams beter aansluiten bij de studentjourney. Hier zijn 3 thema’s: thema Studentinformatie, thema Onderwijsplanning en thema Toetsen Waarderen en Certificeren voor het degree onderwijs ontstaan en het contactbureau voor contractonderwijs. Vanaf 2022 zijn we gestart en het heeft inmiddels een hoop opgebracht: voor de student, maar zeker ook voor de wendbaarheid van de teams. In deze sessie nemen we jullie mee in wat dit heeft opgeleverd voor studenten en de wendbaarheid van de teams.

Regie op ruimtekosten!

Esther Rougoor (Xedule | Visma Advitrae) & Saxion

Personeelskosten vormen veruit de grootste uitgavenpost in het hoger onderwijs. Direct daarachter komen de kosten voor huisvesting. In een tijd waarin bezuinigingen onvermijdelijk zijn, is het de vraag: hoe houden we de onderwijskwaliteit op peil en maken we tegelijkertijd efficiënter gebruik van onze middelen?

Samen met Saxion laat Xedule zien hoe ruimtedashboarding kan helpen om inzicht te krijgen in ruimtegebruik en besparingsmogelijkheden. Saxion ontwikkelde en implementeerde, met ondersteuning van Xedule, een eigen ruimtedashboard en deelt in deze sessie de eerste resultaten én de aanpak.

Xedule laat daarnaast zien welke dashboards beschikbaar zijn binnen het systeem en hoe je hiermee gerichte keuzes kunt maken om slim en verantwoord op ruimtekosten te besparen.

Efficiënt en betrouwbaar: cijfers direct van LMS naar Progress

Nienke Wobbes-Schuitema, Dinant Kasper (Progress) & Allard Naber (RUG)

Bij de Rijksuniversiteit Groningen worden eindcijfers voor vakken nog vaak handmatig ingevoerd, terwijl deze gegevens vaak al beschikbaar zijn in Brightspace. In deze sessie laten we zien hoe een veilige koppeling tussen Brightspace en Progress dit proces aanzienlijk efficiënter en betrouwbaarder maakt.

We bespreken hoe deze integratie tot stand kwam, welke samenwerking daarvoor nodig was, en hoe de oplossing technisch is ingericht. Aan de hand van praktijkvoorbeelden laten we zien wat de impact is op de werkvloer. Wat vinden docenten en medewerkers van de onderwijsadministratie van deze aanpak?

Ontdek hoe deze werkwijze niet alleen de werkdruk verlaagt, maar ook bijdraagt aan een soepelere samenwerking en een toekomstbestendige ondersteuning door automatisering.

Contracten slimmer geregeld met AI: de aanpak van HAN en RU

Tim Stuart (Docfield) & Stefan Kukolja (HAN)

Wist je dat ruim 90% van de hogeronderwijsinstellingen nog steeds Word gebruikt voor het opstellen van contracten? Dat is vaak foutgevoelig, tijdrovend en lastig te beheren.

In deze sessie ontdek je hoe de HAN en Radboud Universiteit hun contractproces hebben geautomatiseerd. Dankzij deze aanpak kunnen studenten en onderzoekers zélf snel en veilig contracten opstellen, zoals NDA’s en stageovereenkomsten. De juridische afdeling houdt daardoor meer tijd over én beter overzicht over alle documenten.

We delen praktische ervaringen en best practices rond contractautomatisering, en laten zien hoe je dit veilig en efficiënt kunt inrichten met behulp van AI. Ook demonstreren we de oplossing Docfield, die al bij veel HO-instellingen wordt ingezet – onder andere voor het opstellen van OER-documenten.